Markkinointirekisteri


TIETOSUOJAILMOITUS

EU:n yleinen tietosuoja-asetus,
Artiklat 13 ja 14
Laadittu: 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Wapice Oy
Yliopistonranta 5
65200 VAASA
Y-tunnus 1572040-6
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti tietosuoja@wapice.com

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Markkinointiin liittyvistä rekistereistä vastaavat Elina Ranta ja Kaisa Annala. Heidät tavoittaa osoitteesta marketing@wapice.com tai numerosta 010 277 5000.

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sami Kinnunen
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti: tietosuojavastaava@wapice.com

4. Rekisterien nimet

Markkinointitarkoituksiin kerättävät henkilö- ja yhteystiedot.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten. Wapicen markkinointirekisteriä käytetään tuotteiden, palveluiden, tapahtumien, kampanjoiden ja työpaikkojen suoramarkkinointiin sekä näihin rinnastettaviin toimiin.

Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä markkinointiin ja myyntiin liittyvissä asioissa, kuten uusista tai olemassa olevista tuotteista tai palveluista. Voimme käsitellä henkilötietoja myös kutsujen ja asiakassuhteen hoitamiseen. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yritykseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.

7. Tietosisältö ja säilytysajat

Henkilötiedot sisältävät seuraavaa tietoa; nimi, yritys, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammattinimike, asiakassuhteen laatu ja lisätiedot asiakkuudesta. Tietoja säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päätyttyä tai viisi vuotta sen jälkeen kun olet viimeksi asioinut tai ollut yhteydessä kanssamme.

8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Henkilötietoja voidaan kerätä usella eri tavalla. Keräämme ja käsittelemme tietoja, jotka:

  • olet kertonut meille, kun olet asioinut ja ollut yhteydessä kanssamme
  • syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä tai palvelujamme/tuotteitamme käyttäessä
  • saadaan muista tietolähteistä, kuten kolmannen osapuolen tietolähteet

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • perustiedot, kuten nimi, ammattinimike ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero)
  • asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

9. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja Wapice Oy:n sisäiseen käyttöön tuotteen/palvelun myyntiin/markkinointiin liittyvissä asioissa, lain sallimissa rajoissa.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Wapice rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Manuaalinen aineisto

  • Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
  • Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Automaattisesti käsiteltävät tiedot

  • Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaanpäivittäin.
  • Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

12. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

13. Rekisteröidyn yleiset oikeudet

Rekisteröidyllä on

  • oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
  • oikeus vaatia että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Wapice oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
  • oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
    • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
    • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
    • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
    • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  • rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
    • rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
    • käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
    • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
    • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
  • oikeus peruuttaa suostumus
  • oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu. Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.

14. Muut informoitavat tiedot

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Wapice kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin.

Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.

Tämä yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 24.5.2018

Rekrytointirekisteri


TIETOSUOJAILMOITUS

EU:n yleinen tietosuoja-asetus,
Artiklat 13 ja 14
Laadittu: 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Wapice Oy
Yliopistonranta 5
65200 VAASA
Y-tunnus 1572040-6
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti tietosuoja@wapice.com

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Jaana Asiala
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti: jaana.asiala@wapice.com

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sami Kinnunen
Puhelin: +358 10 277 5000
Sähköposti: tietosuojavastaava@wapice.com

4. Rekisterien nimet

Wapicen työnhakijarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Wapicelle hakevien työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiin liittyvässä hakijoiden arvioinnissa.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Työnhakijoiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Tietojen antamatta jättämisestä seuraa rekrytointiprosessin keskeytyminen.

7. Tietosisältö ja säilytysajat

Rekisterissä ylläpidetään työnhakijoiden tiedot kuten henkilötiedot, tutkinnot, työkokemus ja hakijan hakemukseen liittämät liitteet. Hakemukset poistetaan 6 kk säilytysajan päätyttyä hakemusten poistoajolla rekisterinpitäjän edustajan toimesta. Rekrytointiprosessiin (haastattelu, arviointi) osallistuvien työnhakijoiden hakemuksia, liitteitä ja rekrytointiprosessissa syntyviä tietoja säilytetään yksi vuosi rekrytointiprosessin päättymisestä.

8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Työnhakijoita koskevat tiedot saadaan työnhakijalta itseltään sekä niitä syntyy rekrytointiprosessin aikana niiden henkilöiden tallentamana, joilla on oikeus tietoihin.

9. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Työnhakijoita koskevia tietoja ei siirretä tai luovuteta.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Työnhakijoita koskevia henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.

11.Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Wapice rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Manuaalinen aineisto

  • Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
  • Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Automaattisesti käsiteltävät tiedot

  • Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolotarkistetaan päivittäin.
  • Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

12.Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

13.Rekisteröidyn yleiset oikeudet

Rekisteröidyllä on

  • oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
  • oikeus vaatia että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Wapice oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
  • oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
    • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
    • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
    • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
    • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  • rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
    • rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
    • käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
    • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
    • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
  • oikeus peruuttaa suostumus
  • oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu. Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.

14.Muut informoitavat tiedot

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Wapice kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin. Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa. Tämä yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 21.5.2018

Ota yhteyttä